فهرست مطالب
در دنیای امروز که حجم اطلاعات به طور مداوم در حال افزایش است، مدیریت و سازماندهی اسناد به یک چالش بزرگ برای سازمان ها، به خصوص ادارات دولتی مانند شهرداری ها تبدیل شده است. آرشیوهای سنتی که مملو از اسناد کاغذی هستند، نه تنها فضای زیادی را اشغال می کنند، بلکه جستجو و بازیابی اطلاعات از آنها نیز بسیار دشوار و زمان بر است.
خوشبختانه، تکنولوژی OCR (Optical Character Recognition) راه حلی نوآورانه برای این مشکل ارائه می دهد. OCR به کامپیوترها قدرت می دهد تا متن را از تصاویر اسناد استخراج کنند و آنها را به فرمت های دیجیتال قابل جستجو تبدیل کنند. این امر نه تنها به صرفه جویی در فضای ذخیره سازی و افزایش کارایی فرآیندهای اداری کمک می کند، بلکه دسترسی به اطلاعات را نیز آسان تر و سریع تر می کند.
در این مقاله، به بررسی کاربرد تکنولوژی OCR در بایگانی الکترونیک شهرداری می پردازیم.
ابتدا به معرفی این تکنولوژی و نحوه عملکرد آن می پردازیم، سپس مزایای استفاده از OCR را شرح می دهیم و در نهایت، به برخی از کاربردهای تخصصی OCR در قسمت بایگانی اسناد اشاره خواهیم کرد.
با استفاده از OCR، شهرداری ها می توانند فرآیند بایگانی خود را به طور کامل دگرگون کنند و از مزایای متعددی از جمله صرفه جویی در زمان و هزینه، افزایش کارایی، بهبود دسترسی به اطلاعات و حفظ امنیت اسناد بهره مند شوند.
در ادامه این مقاله، با ما همراه باشید تا بیشتر با این تکنولوژی نوآورانه و کاربردهای آن در بایگانی الکترونیک شهرداری آشنا شوید.
OCR چیست؟
OCR که کوچک شده عبارت Optical Character Reader است، تکنولوژی است که به شما این امکان را می‌دهد تا صفحات حاوی متنی که اسکن کرده‌اید را از فرمت عکس به متن تبدیل کنید. دانشجویان، مترجمان و… که مقالات و متون مختلفی را اسکن می‌کنند، به راحتی می‌توانند با تبدیل این فایل‌ها به متن از تایپ مجدد آنها رها شوند.
بعد از آنکه تصویر حاوی متن را اسکن می‌کنیم، رایانه پردازشی را بر روی تصویر انجام می‌دهد. ابتدا تصویر را به قسمت‌ها یا پارتیشن‌های مجزا تقسیم می‌کند. بعد با استفاده از الگوریتم‌های پردازش تصویر و هوش مصنوعی حروف کاراکترهایی را از درون متن استخراج می‌کند. اما ممکن است متن شما هنگام عکسبرداری چرخیده باشد. در نتیجه کامپیوتر عکس را چند درجه می‌چرخاند و باز عمل قبل را بر روی آن انجام می‌دهد و نتیجه را به دست می‌آورد. البته در اکثر موارد کار به همین راحتی که گفته می‌شود نیست و کلی عملیات پیچیده دیگر باید روی تصویر انجام بگیرد.
به عنوان مثال: می توان از آن برای تشخیص و تایید متن دست نویس، دریافت خروجی در یک صفحه از اندازه، قالب بندی متن و همچنین طرح بندی متن اسکن شده، برای تبدیل نسخه چاپی یک سند به نسخه الکترونیکی استفاده کرد.
OCR چگونه کار می کند؟
دارای ترکیبی از سخت افزار و نرم افزار است. هدف سیستم اسکن متن یک سند فیزیکی و ترجمه کارکترهای درون آن سند به کدی است که برای پردازش داده ها استفاده می شود.
مراحل انجام:
🔷پیش پردازش: قبل از ورود به فرآیند OCR ممکن است اسناد مشکلاتی داشته باشند که امکان تشخیص متن را کاهش دهد؛ از همین رو برای افزایش شانس تشخیص متن می توان اقدامات زیر را انجام داد:
✅ تصحیح چرخش
✅ لکه زدایی
✅ تبدیل به باینری حذف خطوط
✅ حذف شکل های روی متون
🔷تشخیص نویسه: تشخیص نویسه با الگوریتم های : MATIX MATCHIN، feather extraction
🔷پس پردازش:متن تشخیص داده شده با دیکشنری تطبیق داده می شود و از لحاظ نگارش تصحیح می گردد.
🔷بهینه سازی: در این مرحله، تصحیح نگارش با توجه به زمینه نرم افزار و کسب و کار انجام می گردد. به طور مثال از ادبیات شهرداری و خصوصا شهرسازی و درآمد، برای این تصحیح متن کمک گرفته می شود.
عموما در شهرداری یکی از طاقت فرساترین فعالیت ها، پیدا کردن یک سند خاص و یا اسنادی که یک متن خاص در آن وجود دارد، است. به طور مثال، تمام نامه هایی که در آن نام شخص خاصی و یا ارگان خاصی برده شده است؛ یا تمام اسناد مربوط به یک پروژه خاص. مسلما در صورتی که این داده ها در سامانه های مشخصی وارد شده باشند، بسیار راحت تر و دقیق تر به این اهداف می رسیم؛ ولی اگر هدف بررسی تاریخچه باشد و تاریخچه آن به قبل از استقرار سامانه برسد، OCR بسیار راهگشا خواهد بود. یا متون دست نویس که در سامانه وجود ندارد را می توان در جستجو دخیل کرد.
مزایای استفاده از تکنولوژی OCR
بهره وری عملیاتی:
✅دیجیتالی شدن اسناد و متون آنها موجب افزایش بهره‌وری می‌شوند، چرا که هر کاربر به سادگی می‌تواند به آنها دسترسی داشته باشد و دیگر نیازی به جست‌وجو در بین حجم زیادی از اسناد کاغذی بایگانی‌شده نیست.
فضای ذخیره سازی:
✅اسناد کاغذی به فضای ذخیره‌سازی بسیاری نیاز دارند. به کمک OCR دیگر نیازی به قفسه‌ها و اتاق‌های بایگانی نخواهید داشت و می‌توانید تمام اسناد کاغذی را دور بریزید.
به حداقل رساندن خطاها:
✅هر کسب‌وکاری نیاز دارد تا خطاها را به حداقل برساند و OCR به این مسئله کمک می‌کند. با استفاده از این تکنولوژی هیچ خطایی در پاک‌نویس کردن یا کپی کردن اسناد وجود نخواهد داشت و اطلاعات اصلی بدون کم‌وکاست همواره در دسترس شما خواهند بود.
صرفه جویی در زمان و هزینه ها:
✅OCR نیاز شما به نیروی انسانی و مدت زمان لازم برای تبدیل اسناد را به حداقل می‌رساند و از این طریق موجب صرفه‌جویی بسیاری در هزینه‌ها می‌شود. در نتیجه، سازمان شما سرمایه بیشتری برای استفاده در سایر موارد همچون توسعه محصولات جدید خواهد داشت.
سازگاری با محیط زیست:
✅یافته‌های علمی نشان می‌دهد که سازگاری با محیط‌زیست برای بقای کره زمین به یک ضرورت تبدیل شده است. OCR نه تنها به این موضوع کمک می‌کند، بلکه تصویر مناسبی را برای کسب‌وکارتان به وجود می‌آورد.
امنیت اسناد :
✅مطمئناً می‌دانید که امنیت داده‌ها از اهمیت بسیاری برخوردار است. با این حالامنیت داده‌ها نه تنها برای ایمن نگه داشتن آنها در مقابل هکرها مهم است، بلکه برای ایمن نگه داشتن آنها از بلایای طبیعی هم ضروری است. این در حالی است که اسناد کاغذی به سادگی آسیب می‌بینند و یا از بین می‌روند.
مهم‌ترین قابلیت‌های سامانه بایگانی الکترونیکی اسناد نوساز
✅دیجیتالی کردن اسناد
✅استخراج داده ها
✅تشخیص نوع سند بارگذاری شده با استفاده از متن
✅نمایه سازی و سازماندهی اسناد
✅تکمیل فیلدهای اطلاعاتی اتوماسیون ها با استفاده از متن استخراج شده.
✅تشخیص نوع سند بارگذاری شده با استفاده از متن
✅قابلیت کپی متن و انتقال به سند دیگر
✅قابلیت تعریف اعتبار سنجی بر فرآیند با توجه به متن اسناد بارگذاری شده
برای کسب اطلاعات بیشتر درمورد عملیات ساماندهی بایگانی و اسکن الکترونیک اسناد کلیک کنید.
در کل فناوری OCR در کنار قابلیت های دیگر، اوماسیون شهرسازی رهاوردشهر باعث دیجیتال شدن پرونده و عدم نیاز به گردش فیزیکی پرونده در شهرداری شده.
همین امروز با ما تماس بگیرید تا در مورد نحوه استفاده از OCR برای بهینه سازی فرآیند بایگانی خود اطلاعات بیشتری کسب کنید.
